Lá Thư Hội Ngộ Nq 1 : Biên Bản 2 Phiên Họp Bằng Điện Thoại (teleconference)

Lá Thư Hội Ngộ N Q 1 : Biên Bản 2 Phiên Họp Bằng Điện Thoại (teleconference)

Kính thưa quý Thầy Cô, Thân Hữu cùng anh chị CHS trong đại gia đình Ngô Quyền BH
 
Gần một năm qua, Hội Ái Hữu CHS Ngô Quyền / Biên Hòa đứng ra đảm nhận trọng trách phối hợp tổ chức ngày Hội Ngộ Trùng Phùng ( HNTP ) Đại Gia Đình NQ và thực hiện Tuyển Tập Ngô Quyền 2006 nhằm kỹ niệm 50 năm thành lập trường NQ . Từng bước một , ban tổ chức đã lần lượt ra các bản tin đúc kết các ý kiến & đề nghị cụ thể từ đại gia đình NQ và cuối cùng với Bản Tin số 8 đã tóm lược đầy đủ mọi chi tiết liên hệ . Nay, tính ra chỉ còn xấp xỉ 6 tuần lể nữa là đến ngày HNTP . Vì vậy qua các Lá thư Hội Ngộ Ngô Quyền sắp tới , ban tổ chức hy vọng sẽ phổ biến nhanh chóng hơn các tin tức mới nhứt về HNTP .
Trong thời gian vừa qua, 3 phiên họp vào dịp cuối tuần đã được triệu tập tại Nam Cali, quy tụ một số quý Thầy Cô cùng anh chị chs-NQ ởđó . Đồng thời 2 phiên họp bằng điện thoại ( teleconference ) đã được thực hiện và qua đó có tham dự thêm của các nhân sự cư ngụ ở ngoài Nam Cali và ngoài Hoa Kỳ . Nhờ vậy rất nhiều khó khăn nan giải đã được giải quyết và làm cho mọi người phấn khởi " lên tinh thần " tin tưởng sẽ thực hiện được đúng như chương trình & kế hoạch đã đưa ra .
Trong những phiên họp trên đã có những quyết định quan trọng nhứt như sau :

- Thành lập một ban thủ quỹ hùng hậu gồm 6 thành viên để đáp ứng nhu cầu càng ngày càng cấp bách .
- Tăng cường nhân lực đi lấy thư hằng ngày ( thay vì hàng tuần ) ở hộp thư tại bưu điện và giải quyết hồi âm  nhanh hơn nữa .
- Thành lập tại các địa phương ban vận động ghi danh tham dự HNTP và ban vận động bảo trợ tài chánh
Ngoài ra , để biết rỏ thêm các chi tiết quan trọng khác , xin xem biên bản của 2 phiên họp phía dưới trong phần phụ đính .
Cuối thư xin kính chúc tất cả được an khang & may mắn như ý và hẹn gặp nhau trong ngày Hội Ngộ Trùng Phùng Đại Gia Đình NQ sắp tới .
 
Trân trọng
Khối Truyền Thông Báo Chí /
Hội Ái Hữu CHS Ngô Quyền - BH
 
------------
 
Phụ đính 1

Biên bản
Phiên họp bằng điện thoại kỳ 2
Thứ sáu 12/06/2006
 
Phiên họp bắt đầu đúng giờ lúc 9 pm .

Thành phần tham dự : Ma Thị Ngọc Huệ (Nam Cali), Tô Anh Tuấn (Nam Cali), Mai Trọng Ngãi  (Nam Cali ), Lữ Công Tâm (Nam Cali), Nguyễn Thị Mỹ (Nam Cali), Phan Kim Phẩm  (Bắc Cali), Trương Kiến Xương (Bắc Cali) và Trần Hữu Phúc (Âu Châu ), Nguyễn thị Nga (Chicago), Trần Minh Tâm (Houston).

Thành phần dự thính : Phía quý Thầy Cô gồm có thầy Phan Thanh Hoài, thầy Hoàng Phùng Võ, thầy Nguyễn Văn Phố, cô Đặng thị Trí, Thầy Cô Huỳnh Thanh Mai ... . Phía anh chị chs-NQ gồm có chị Nguyễn thị Tất Ứng, chị Cao thị Chung, chị Nguyễn thị Hiền, chị Trương Lê Minh Phương, chị Võ thị Ngọc Dung, anh Đinh Hoàng Vân, anh Nguyễn Hữu Hạnh.

Mục đích của buổi họp ngày hôm nay là để thảo luận giải quyết những khó khăn mà anh em Nam California đang gặp phải trong tiến trình tổ chức họp mặt Trùng Phùng vào tháng 7 nầy. Ngoài ra, buổi hợp mặt nầy cũng có mục đích kêu gọi sự hợp tác, góp sức của anh chị em khắp nơi cho ngày đại hội .

1. Tường trình của các bộ phận trong ban tổ chức:

a) Ban thủ quỹ, tài chính : chị Huệ cho biết đã nhận được tiền Bảo trợ Hội Ngộ Trùng Phùng ($2980), tiền Bảo trợ thực hiện Tuyển Tập NQ 2006 ($3633), Đóng chi phí tham dự ($4587). Tổng cộng là $11200. Số người đã ghi danh và đã đóng tiền lên đến gần 100 người, mặc dù trong đó chưa có anh chị nào ở Nam Cali, và chỉ có một vài anh chi ở Bắc Cali.

b) Ban tiếp tân, đưa đón : anh Ngãi cho biết hiện nay có khoảng 25 người đã đăng ký đúng thời hạn nhờ đưa đón và tìm khách sạn. Do nhân lực rất eo hẹp, ban tiếp tân chỉ đáp ứng yêu cầu của quan khách ghi tên trước thời hạn ngày 1 tháng 5 / 2006 như Bản tin số 8 đã nêu . Ngoài ra , trường hợp ngoại lệ chỉ dành cho quý Thày Cô và các tham dự viên đến từ ngoài Hoa Kỳ .

c) Ban báo chí: anh Tuấn cho biết hiên nay có tất cả là 86 bài viết đã gửi về ban báo chí gồm nhiều công trình biên khảo có giá trị trị lịch sử. Ngoài ra, tổng kết có trên 700 hình ảnh của Thầy Cô cùng bạn bè khắp thế giới đã được gửi sang. Theo anh Tuấn, Tuyển Tập NQ 2006 kỳ nầy là một tác phẩm để đời ( anh Phúc đề nghị - nếu được - nên làm bìa cứng, anh Tuấn ước ao nên in toàn bộ trên giấy láng ) nên rất cần nhiều sự hợp tác, giúp đở của anh chị em.

d) Ban văn nghệ : chị Mỹ cho biết một chương trình văn nghệ chuẫn bị công phu sẽ được trình làng vào ngày họp mă.t. Tuy nhiên, ban văn nghệ sẵn sang đón nhận sự tham gia của những ca sỉ “ẩn danh” từ khắp nơi. Một khó khăn là cần phải có đầy đủ ánh sáng cũng như cần thu bằng kỷ thuật video HD hiện đại  để hình ảnh Thầy Cô và bạn hữu về Hội Ngộ Trùng Phùng  sẽ sống mãi với 1 video kỷ niệm có giá trị để đời,  nhưng tiền bạc thì quá eo he.p. Vì vậy cần sự bảo trợ tài chánh nhiều hơn nữa .

2. Tìm thêm nhân lực giúp thực hiện Hội Ngộ Trùng Phùng thành công

Các anh chị em trong ban tổ chức theo đà phát triển của công việc đã thật sự quá tải sức chịu đựng của mổi cá nhân nên buổi họp tín nhiệm sự đề cử:

- Anh Lữ công Tâm (chsNQ khóa 6) đãm nhận chức vụ Phó trưởng khối / Khối Tổ Chức  Hội Ngộ Trùng Phùng

- Anh Trần Hữu Phúc (chsNQ khóa 8)  đãm nhận chức vụ Phó trưởng khối / Khối Báo Chí Truyền Thông

3. Thành lập ban vận động ghi danh tham dự HNTP và ban vận động bảo trợ

a) Nam California: anh Lữ Công Tâm, chị Cao Thị Chung, Chị Trương Lê Minh Phương,

b) Bắc California: anh Trương Kiến Xương, anh Phan Kim Phẩm, anh Lê Văn Tới, chị Nguyễn Trần Diệu Hương.

Riêng anh Phẩm sẽ gửi e-mail nhắc nhở Thầy Cô và anh chị em Bắc Cali sốt sắng ghi tên tham dự ngày HNTP.

c) Đông Bắc Hoa Kỳ: chị Nguyễn thị Nga, Trần Thị Bạch Tuyết

d) Đông Nam Hoa Kỳ: anh Trần Minh Tâm

e) Âu Châu: anh Trần Hữu Phúc

4. Phổ biến rộng rải trên hệ thống báo chí truyền thông

Anh Tuấn cho biết sẽ  khởi sự giai đoạn này, vì vậy rất cần tiếp tay trợ giúp của tất cả chs NQ và cần lấy quảng cáo để gây quỷ cho HNTP,

a) Nam California: anh Tâm, chị Mỹ, Chị Phương, cô Trí (Cô Huỳnh Thanh Mai & Luật Sư Pham Duy Quốc Lân bảo trợ quảng cáo trên 2 đài Phát thanh trong 2 tháng )

b) Bắc California: anh Phẩm, Xương, Tới, Diệu Hương, (anh Hiệp bảo trợ quảng cáo trên 1 đài phát thanh trong 2 tháng )

c) Houston: anh Tâm, bảo trợ quảng cáo trên báo Đẹp & báo Thần Tài

d) Chị Hương đề nghị là nên cổ vỏ bạn bè đặt tiền bảo trợ báo trước để có 1 số vốn làm báo

e) Anh Phẩm đề nghị cần làm một flyer với giá tiền quảng cáo và những quyền lợi mà người đặt quảng cáo sẽ nhận đươ.c. Anh Tuấn hứa sẽ cùng anh Phúc lam tờ flyer và sẽ phổ biến ngay trong tuần này.

Dự dinh phiên họp tới sẽ là cuộc họp của 15 Thầy Cô khắp nơi trên thế giới: Thầy Cô nghe tường trình tổng kết và cùng bàn luận góp ý cho ban tổ chức để HNTP được thành công tốt đẹp .

Khối Tổ Chức Hội Ngộ Trùng Phùng
(đúc kết qua ghi chép của anh Phẩm & anh Ngãi):
 
 
----------------
 
 
Phụ đính 2

Biên bản
Phiên họp bằng điện thoại kỳ 1
Thứ bảy 6 tháng 5 / 2006

Phiên họp bắt đầu đúng giờ với 9 anh chị cựu học sinh Ngô Quyền : Ma Thị Ngọc Huệ ( Nam Cali ) , Tô Anh Tuấn ( Nam Cali ) , Mai Trọng Ngãi ( Nam Cali ) , Lữ Công Tâm ( Nam Cali ) , Võ thị Ngọc Dung ( Nam Cali ) , Nguyễn Thị Mỹ ( Nam Cali ) , Phan Kim Phẩm ( Bắc Cali ) , Trương Kiến Xương ( Bắc Cali ) và Trần Hữu Phúc ( Âu Châu ) .

Trong thời gian 1 tiếng đồng hồ , các tham dự viên đã tường trình và cùng nhau thảo luận những vấn đề đã được đưa ra trong chương trình . Sau đây được tóm lược những điểm chính :
- Đến hôm nay - 8 tuần lể trước ngày khai mạc - đã có trên 100 tham dự viên Hội Ngộ Trùng Phùng ( HNTP ) sốt sắng chính thức ghi danh & đóng tiền . Đây là một thành công bất ngờ và như vậy chắc chắn rất đông đảo sẽ về tham dự Hội Ngộ Trùng Phùng vì kinh nghiệm trong các họp mặt trước đây ít ai chịu ghi danh sớm .
- Tiền lệ phí tham dự HNTP đã nhận được là 5224 USD
- Mạnh Thường Quân bảo trợ để thực hiện HNTP và Tuyển Tập Ngô Quyền 2006 ( TTNQ 2006 ) đã gửi tặng 5077 USD
- Sẽ thúc đẩy mạnh công tác gây quỹ tài chánh để có đủ phương tiện dể dàng thực hiện HNTP và TTNQ 2006 . Quý anh Trương Kiến Xương và Phan Kim Phẩm đồng ý sẽ chịu trách nhiệm vùng Bắc Cali về công tác quan trọng này
- TTNQ 2006 đã nhận được 79 sáng tác và đang tiến hành thực hiện phần kỹ thuật để phát hành đúng dịp HNTP
- Ban Văn Nghệ sắp đặt chương trình để phối hợp làm việc với vùng Bắc Cali và các địa phương khác . Ngoài ra sẽ tìm một ban nhạc giỏi với giàn âm thanh tốt ( dĩ nhiên giá cả vừa phả i ) để chúng ta có thể thực hiện được một DVD thực hay nhằm phổ biến rộng rải đến cho đại gia đình Ngô Quyền ở khắp nơi .
- Công tác đón rước vào dịp HNTP rất cực nhọc và tốn kém thì giờ nhiều cho Ban Tổ Chức ( vốn thiếu nhân lực trầm trọng ) . Vì vậy mong mỏi các tham dự viên HNTP giúp đở bằng cách cố gắng tự túc lo liệu lấy . Tuy vậy Ban Tổ Chức vẫn sẳn lòng lo lắng cho các tham dự viên đã ghi danh đúng thời hạn theo Bản Tin số 8 , cũng như cho tất cả quý Thày Cô và đặc biệt cho những tham dự viên từ ngoài Hoa Kỳ tới .

Ngoài ra Ban Tổ Chức còn cho biết trong phiên họp vào cuối tuần trước đã đưa tới 2 quyết định quan trọng :

1) Thành lập một ban thủ quỹ hùng hậu gồm 6 thành viên :
- Chánh thủ quỹ : chị Ma thị Ngọc Huệ
- Phó thủ quỹ : chị Vũ thị Minh Tâm
- Thành viên : chị Cao thị Chung, chị Trương Lê Minh Phương, chị Nguyễn thị Hiền, chị Nguyễn thị Ngọc Thưởng

2) Tăng cường nhân lực giải quyết vấn đề thư từ & ngân phiếu :
- Lấy thư hằng ngày ở hộp thư ( 2 người phụ trách )
- Chuyển thư ( 2 người )
- Lập biên bản nhận thư & ngân phiếu ( 1 người )
- Gửi biên nhận về ngân phiếu ( 1 người )
- Cập nhựt hóa danh sách trên trang web NQ ( 1 người )

Sau cùng đã được thỏa thuận sẽ tổ chức phiên họp bằng điện thoại kỳ 2 vào tối thứ sáu tới với tham dự của một số quý Thày Cô và Ban Chấp Hành ở Nam Cali cùng với quý anh chị CHS-NQ ở các địa phương khác

Khối Tổ Chức Hội Ngộ Trùng Phùng
(Đúc kết qua ghi chép của anh Ngãi)